Votre Mise en Place de Votre Gestion Documentaire
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Votre Structure
Pourquoi la structure est-elle aussi importante ?
P
our toute entreprise, la conception de l’organisation d’une entité est le processus par lequel le management prévoit et détermine la structure et la forme du système de communication, d’exercice de l’autorité et de répartition des responsabilités, qui permettra à l’entité en question d’atteindre ses objectifs.
En général, la conception d’une organisation devrait permettre de faire le lien entre la technologie interne à l’entreprise, les tâches qu’elle se propose d’accomplir et le personnel qu’elle emploi, de sorte que les apports puissent être efficacement transformés et reproduits en produits et services finis conformes aux objectifs fixés au préalable.
A quels besoins répond la structure de l’entreprise ?
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lus précisément, la conception de l’organisation doit satisfaire trois besoins :
- Faciliter la conception de l’information et les prises de décision, afin que soit mieux gérée l’incertitude et que soient atteints les objectifs de l’organisation ;
- Définir clairement l’autorité et la responsabilité attachées aux postes et unités de travail, afin que soit tiré tout le profit escompté de la division du travail et d’une bonne définition des postes ;
- Instaurer le degré de coordination souhaité entre les différents départements (Département financier, Département économique,…etc)
Notre expérience peut vous aider à optimiser votre structure et réduire les difficultés rencontrées à la suite d’un problème dans votre structure. Contactez-nous.
Comment réfléchir et mettre en place une structure d’entreprise ?
L
a conception d’une structure d’entreprise impose des choix en matière de spécialisation du travail et de centralisation / décentralisation des décisions.
Quelle influence du degré de spécialisation du travail ?
L
orsque les tâches se répètent et qu’une seule personne ne suffit pas à les assumer toutes, il est nécessaire d’effectuer une spécialisation du travail. Celle-ci s’opère entre les individus membres d’un même service ou entre les services de l’entreprise. Cette spécialisation des tâches, plus ou moins importante selon les entreprises, prend deux formes :
- La spécialisation verticale, qui correspond au nombre de niveaux hiérarchiques dans l’entreprise ;
- La spécialisation horizontale, qui correspond au découpage fonctionnel de l’entreprise.
Qu’en est-il du degré de (dé)centralisation des décisions ?
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ans une entreprise centralisée, les décisions sont prises à des niveaux élevés et généralement situés au sommet de la hiérarchie.
À l’opposé, la décentralisation des décisions correspond à une division du travail de direction où le pouvoir de décision est réparti. La décentralisation est dite verticale lorsque le pouvoir décisionnel est transféré vers le bas de la ligne hiérarchique ; elle est dite horizontale lorsque le pouvoir est transféré à des experts situés en dehors de la ligne hiérarchique.
La centralisation présente des avantages (cohérence des décisions prises dans une optique globale, meilleure uniformisation des pratiques de gestion, meilleure coordination entre les services, contrôle facilité, valorisation des cadres disposant du pouvoir de décision…) mais aussi des inconvénients (lenteur dans la prise de décision, manque de réactivité, connaissance insuffisante des particularités locales…).
De même, la décentralisation offre des avantages (qualité des décisions adaptées au contexte local, réactivité importante (car le circuit d’information est plutôt court), meilleure motivation du personnel, concentration de la direction générale sur des décisions stratégiques…) mais aussi des difficultés (manque de perspective globale de la décision, risque de manque de cohérence entre les décisions, perte d’autorité de la direction générale…).
Compte tenu des avantages et des limites de la centralisation et de la décentralisation, il s’agit de trouver un équilibre entre centralisation totale et décentralisation totale des décisions. La structure exprime en fait les choix faits dans ce domaine par la direction de l’entreprise.
Cette réflexion fondamentale peut être renforcée par l’apport de notre expérience dans le domaine. Contactez-nous.
Qu’est-ce que la gestion documentaire ?
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a gestion de l’information, enjeu essentiel à l’heure du tout numérique, apparaît comme un atout de plus en plus recherché.
De fait, dans le monde des entreprises, de nombreux enjeux sont répertoriés : elles cherchent par exemple à être plus performantes, faire plus d’économies et avoir une meilleure image. Parmi les moyens d’atteindre de tels objectifs, une gestion performante de données semble essentielle et passe, entre autre, par une bonne gestion documentaire.
Dans cette époque où l’information est reine, les moyens de diffusions se multiplient, ainsi que les litiges et les procès, et surtout les échanges ; à l’heure du tout numérique et des multi-supports informatiques (ordinateur, tablette, téléphone et support de stockage), les pertes, les diffusions accidentelles et les mauvais partages de données sont des risques de plus en plus présents.
Quels risques d’une mauvaise gestion documentaire ?
U
ne entreprise qui ne gère pas sa documentation risque la perte d’un procès en cas de litige, une dégradation de son image si des documents confidentiels sont diffusés de façon accidentelle mais elle risque surtout de perdre beaucoup de temps et d’argent en recherches infructueuses, doublons de travail par méconnaissance de l’existant, stockage inutile et impossibilités d’exploiter des documents qui ont perdu leur lisibilité voire leur intégrité.
Toute entreprise, qu’elle soit publique ou privée, petite, moyenne ou grande, qu’elle fonctionne au national ou à l’internationale est génératrice de documentation.
Alors, pourquoi accorder si peu de place à la gestion documentaire ?
P
arce que la plupart du temps, une structure pense pouvoir fonctionner en autogestion et ne voit pas l’intérêt de mettre en place un système formalisé. Ce n’est que lorsque des problèmes apparaissent, voire une perte financière importante, que l’entreprise prend véritablement conscience des enjeux et met en place un système de gestion documentaire, en interne ou en faisant appel à un consultant extérieur.
Qu’apporte un système de gestion documentaire ?
U
n système de gestion documentaire a plusieurs fonctions :
- Mémoire de l’entreprise, autrement appelé archives historiques. C’est ce qui permettra de transmettre un cumul d’expériences, un savoir-faire et un travail accompli sur lequel se baser pour les futurs employés ;
- Un outil de travail permettant d’avoir la bonne version du document, au bon moment, avec une accessibilité importante ;
- C’est aussi un outil qui aide à la découverte de l’entreprise, à l’initiation aux pratiques locales et à l’auto-formation (mise à disposition d’un certain nombre de documents) ;
- Il permet d’influencer le comportement interne (amélioration de la cohérence, de l’efficacité) ;
- Il peut aussi permettre, à travers la formalisation de créer, d’améliorer ou de restructurer la culture d’entreprise ;
- Il permet à chacun et en toute occasion d’avoir un guide pour s’orienter dans les démarches de l’entreprise et prendre les bonnes décisions en suivant les bons gestes.
Un bon système de gestion documentaire, correctement communiqué à l’ensemble des employés est donc un outil précieux, voire essentiel au bon fonctionnement d’une entreprise.
Notre expérience vous fera encore gagner beaucoup de temps de mise en place d’un tel système. Contactez-nous.
Comment mettre en place votre système d’archivage ?
L
a démarche globale pour la mise en oeuvre d’un système d’archivage électronique s’appuie sur la définition préalable de la politique d’archivage de l’entreprise.
Qu’est-ce que la politique d’archivage de votre entreprise ?
L
a politique d’archivage doit permettre d’exprimer les besoins de votre entreprise et de définir ses exigences sur les points fonctionnels, juridiques, opérationnels et techniques. Elle formalise les objectifs à atteindre.
Elle doit notamment définir :
- Les prestations que doit offrir le service d’archivage aux utilisateurs (type d’archivage, formats des documents, modalités de communication, durées de conservation…) ;
- Les obligations du service d’archivage ;
- Les fonctionnalités mises en oeuvre (fonction de dépôt, de restitution…) ;
- Les principes de sécurité à respecter.
Comment définir le cahier des charges ?
L
La réalisation du cahier des charges de votre projet de système d’archivage électronique permet de répondre aux exigences de votre politique d’archivage.
Il doit détailler :
- Les processus et procédures d’archivage ;
- Les fonctions du système ;
- Les spécifications fonctionnelles des besoins à couvrir ;
- La prise en compte des plateformes techniques, intégration avec d’autres systèmes d’information ;
- Les outils à mettre en place dans l’environnement technique de l’entreprise ;
- Le choix de faire appel ou non à un tiers archiveur.
Quels sont les facteurs-clés du succès ?
P
our conduire un projet d’archivage électronique, il est nécessaire :
- D’obtenir le soutien de sa hiérarchie ;
- D’obtenir l’adhésion des utilisateurs ;
- De classer les documents en fonction des risques et de définir les priorités à prendre en compte dans le système d’archivage électronique.
La politique d’archivage doit être signée du directeur général de manière à soulever les réticences. Le soutien des directions rassure et permet d’obtenir l’adhésion des utilisateurs. Les juristes doivent être associés au projet.
Un système d’archivage concerne l’ensemble des collaborateurs : les fonctions d’archivage sont intégrées dans les processus métiers. La conduite du changement est indispensable. Une équipe dédiée à ce point permet de construire des campagnes de sensibilisation, des formations…
Quels sont les risques et les contraintes ?
U
n projet de système d’archivage électronique nécessite un travail en amont très important et très rigoureux : cahier des charges, validation des procédures… Il est nécessaire de donner les moyens au service Archives pour la réalisation du projet.
Le ROI du projet n’est pas toujours simple à évaluer. Il est nécessaire de prendre en compte les coûts cachés mais aussi les gains cachés (productivité, performance,…).
La solution choisie doit répondre aux besoins exprimées, le risque étant qu’elle n’y réponde que partiellement : le cahier des charges doit donc être précis.
La mise en oeuvre du projet doit permettre de diminuer les risques de pertes de données en dupliquant les stockages, en limitant les mouvements physiques des données.
La reprise de l’existant doit être analysée séparément.
L’expérience montre que le ROI est quasi nul.
Demandez-nous de vous orienter sur la manière de procéder.